Es natural que las organizaciones se pregunten por qué deben optar por BPM cuando ya se realizo la implementación de un ERP, los cuales son reconocidos por ser sistemas integrados y que automatizan los procesos de negocio.
En este artículo pretendo sustentar las ventajas de un sistema BPM frente a un ERP que he podido recopilar de las ideas de diversos especialistas de la industria.
BPM ofrece una visión que permite a la organización gestionar procesos de negocio independientemente de los sistemas que utiliza el negocio. ¿Pero qué queremos decir con gestionar procesos de negocio exactamente? Pues nos referimos a tener las capacidades para poder definir, ejecutar, controlar, monitorear y mejorar los procesos de negocio.
Orquestación de procesos de negocio
Un sistema BPM ejecuta procesos de inicio a fin, pasando las tareas o el trabajo de participante en participante por medio de flujos de trabajo. De esta manera el participante siempre sabe que tareas tiene asignadas, con que prioridad y para cuando se deben realizar. Los ERPs por otro lado son sistemas de procesamiento que automatizan transacciones y generan integración entre varias funciones, pero fallan en orquestar procesos de negocio de inicio a fin.
Esto se puede demostrar con un ejemplo sencillo, tengamos en cuenta los siguientes participantes y actividades que forman parte de un proceso de atención de pedidos:
Este escenario presenta dos limitaciones. La primera está dada por el hecho de que el ERP nunca notifica a los participantes de la realización de la tarea previa por lo que se tiene que recurrir a medios externos al sistema (como la intervención manual) para continuar con el proceso.
La segunda limitación es que estas actividades no representan el alcance total del proceso. Por ejemplo, se necesitaría de una actividad de verificación de crédito por parte del algún supervisor antes de que se notifique al ejecutivo de almacén, es decir que si el pedido excede el límite de crédito del cliente este deberá pasar antes por una aprobación especial. A pesar de que el ERP podría automatizar la lógica de las transacciones necesarias para generar el pedido y podría también calcular la fecha estimada de entrega del mismo, para incorporar la actividad de verificación de crédito habría que desarrollar personalizaciones sobre las capacidades de flujos de trabajo del sistema para que el este pudiera cubrir el alcance total de este proceso, lo que demanda altos esfuerzos por parte del área de TI y no es tampoco una práctica recomendable si se desea automatizar y gestionar procesos de negocio a través de toda la organización.
Visibilidad del proceso
Un proceso ejecutado fuera de un sistema BPM no brinda visibilidad ni para los participantes ni para los supervisores del proceso. Como se menciono en el párrafo anterior con BPM los participantes pueden saber que tareas tienen asignadas y también pueden realizar seguimiento de las mismas.
Así mismo los supervisores pueden monitorear tanto el proceso como las instancias que se están ejecutando en él, establecer sus propios indicadores claves de performance y tomar acción de manera proactiva (Ej…: Balancear carga de trabajo, alertar sobre tareas pendientes) contra los cuellos de botellas, retrasos u otras excepciones que se puedan presentar en el proceso.
En un ERP los supervisores tienden a reaccionar de manera reactiva y responder a las demoras o excepciones mediante estímulos externos como la llamada de un cliente preguntando por la demora de un despacho o la de un proveedor por la demora en un pago. Aun los que tienen capacidades de flujos de trabajo no brindan la sofisticación de definición, control y monitoreo de procesos.
Estandarización vs Diferenciación
Un ERP se enfoca en las transacciones. Automatizar tus Inventarios, ventas, compras, producción no es suficiente. Por lo general estas prácticas están estandarizadas dentro de una industria, así que realmente lo que se está logrando es estar igual que tus competidores. Esto no aporta mucho al factor de diferenciación.
Es aquí donde BPM se diferencia de un ERP, dando a las organizaciones la capacidad de poder analizar la información del proceso a partir de métricas en tiempo real y poder optimizarlo a partir de las oportunidades que aparezcan.
Hoy en día los procesos se están expandiendo fuera de los límites de la organización para integrarse de manera más cercana tanto con clientes como proveedores y partners. Esto hace notable la necesidad de procesos dinámicos que permitan a las organizaciones tener una alta capacidad para responder a los cambios.
BPM brinda la capacidad de mantenerse sensibles a los cambios en clientes y proveedores y responder de manera más efectiva generándoles más valor.
